Automatyczny mailing – czyli jak zrobić newsletter, który dotrze do odbiorcy

Możemy spierać się na temat tego, czy e-mail jako forma komunikacji zaczyna schodzić z internetowej sceny. Nikt jednak nie zaprzeczy, że wciąż używamy go w bardzo wielu kontekstach – a jednym z nich są właśnie newslettery.

Automatyczny mailing stał się w ostatnich latach wręcz obowiązkowym narzędziem dla firm. Swoje zastosowanie znajduje zarówno w nawiązywaniu i podtrzymywaniu relacji z klientami, jak i w ramach komunikacji wewnętrznej w formie newslettera firmowego. Jest to narzędzie pozwalające na utrzymywanie bardzo bliskiego kontaktu z odbiorcami – ale jak w przypadku każdej innej metody komunikacji, musi być ono wykorzystane w sposób adekwatny do sytuacji.

Obietnica dobrego contentu

Dla wielu z nas pierwszym skojarzeniem ze słowem „newsletter” będzie tradycyjny już mailing skierowany do klientów naszej marki. W ramach działań marketingowych firmy często stają na głowie, aby ich odbiorcy zostawili swój adres mailowy do dalszego kontaktu. Jednak to, że ktoś zapisał się na nasz newsletter nie przekłada się (jeszcze) na sukces całego przedsięwzięcia – wciąż musimy zadbać o zapewnienie atrakcyjnego contentu.

W nastawionym na efekty sprzedażowym podejściu łatwo możemy zatracić się w liczbach i statystykach, tracąc z oczu podstawową ideę motywującą naszych odbiorców do zapisania się na listę mailingową: obietnicę. Klienci korzystający z takiej możliwości zawsze mają mniej lub bardziej sprecyzowane oczekiwania. Dla jednych ważne jest pozyskanie nowych informacji na temat działań firmy – co ma szczególne znaczenie w kontekście zaangażowanych odbiorców B2B. Dla innych będzie to chęć pozyskania informacji o nowych produktach (i, tym bardziej, nowych promocjach).

Musimy jednak pamiętać, że tak jak w przypadku jakiegokolwiek innego kanału komunikacji, nie jesteśmy jedynymi nadawcami próbującymi pozyskać uwagę naszego odbiorcy. Przygotowana wiadomość może w końcu przepaść w morzu konkurencyjnych maili wysyłanych z intencją spełnienia obietnicy podobnej do naszej. I w końcu, nie bez znaczenia pozostaje branża, w której działamy. Zgodnie z danymi zebranymi przez Smart Insights, wskaźnik interakcji z wiadomością nadesłaną newsletterem znacznie różni się w zależności od profilu organizacji, która go wysyła. 

Newsletter firmowy w komunikacji wewnętrznej

Na osobną wzmiankę zasługuje mailing wewnętrzny, kierowany do pracowników firmy lub instytucji. W tym przypadku mówimy o kanale komunikacji z bardzo wyraźnie określoną grupą odbiorców, których dodatkowo często znamy z imienia i nazwiska. Tworząc newsletter firmowy powinniśmy zadbać więc o odpowiednią personalizację wysyłanej wiadomości – szczególnie, jeśli prowadzimy mailing w małych firmach.

W przypadku większych organizacji newsletter firmowy może stać się ważnym narzędziem komunikacji z licznym gronem pracowników. Jednakże, podobnie jak w przypadku swojego komercyjnego krewniaka, samo zapisanie się na listę mailingową nie gwarantuje nam jeszcze uwagi naszych odbiorców. 

Co brać pod uwagę tworząc newsletter?

Sukces lub porażka obu powyższych typów newsletterów zależą oczywiście od jakości dostarczanego w nich contentu. I o ile sam sposób przedstawienia treści może znacząco się różnić w zależności od sytuacji, to istnieje kilka technicznych punktów wspólnych, o których zadbanie może przysłużyć się nam w zdobyciu zainteresowania.

Tytuł oraz krótki opis są pierwszymi elementami, jakie zobaczy odbiorca wiadomości. O ile w przypadku pierwszego newslettera wysłanego zaraz po zapisania się na listę mailngową możemy liczyć na chęć przeczytania, tak z każdym kolejnym maile zaangażowanie może spadać. Celny tytuł daje nam cenne chwile na bycie zauważonym w gąszczu innych wiadomości, konkurencyjnych newsletterów i zwyczajnego spamu. 

Warstwa wizualna wysyłanej wiadomości pozwala znacznie uatrakcyjnić przekaz. Tworzenie newslettera zgodnie z przyjętą estetyką marki przełoży się na spójne doświadczenie z innymi kanałami komunikacji. Należy jednak wziąć pod uwagę czynniki techniczne, które mogą wpływać na sposób wyświetlania się maila u odbiorcy. 

Wiadomość musi być tak samo czytelna na desktopach i urządzeniach mobilnych – według raportu przeprowadzonego przez specjalizującą się w e-marketingu firmę Sare, tę formę czytania maili preferuje prawie 35% użytkowników. Innym czynnikiem wpływającym na czytelność może być wyświetlanie maila w zyskującym na popularności trybie ciemnoekranowym, do korzystania z którego we wspominanych wyżej badaniach zadeklarowało się 28% respondentów.

Nic na siłę – pamiętaj o możliwości rezygnacji z mailingu!

Ważnym, lecz często pomijanym szczegółem, jest zapewnienie naszym odbiorcom jasnego i zrozumiałego sposobu na zrezygnowanie z mailingu. Jeśli z jakiegoś powodu przesyłane treści przestały im odpowiadać, powinni mieć oni możliwość wypisania się z newslettera. Ten gest dobrej woli będzie nie tylko dobrze odbierany z perspektywy wizerunkowej – pozwala on także „odsiać” z grupy odbiorców osoby, z którymi komunikacja nie przynosi żadnych korzyści. I w końcu, jest to także dobry ruch z punktu widzenia ekologicznego designu – wysyłka newsletterów, jak każda inna akcja w sieci, kosztuje energię.

Jak zarządzać automatycznym mailingiem?

Wyjaśniliśmy już kwestie związane z tworzeniem samego contentu – możemy skupić się więc na technicznej warstwie wysyłki newslettera. Aby poprawnie obsłużyć cały proces wysyłki potrzebne nam są odpowiednie narzędzia umożliwiające automatyczny mailing. W Hued.me korzystamy w tym celu z aplikacji SendGrid, pozwalającej na sprawną organizację wysyłanych wiadomości. 

Przede wszystkim jednak SendGrid daje nam konkretne narzędzia do weryfikowania czy wysłany newsletter firmowy dociera do naszych odbiorców. System ten umożliwia dokładne monitorowanie statystyk automatycznego mailingu. Możemy sprawdzić, czy wiadomość trafiła na skrzynkę główną naszych subskrybentów, czy została potraktowana jako spam oraz czy finalnie została otworzona. Dzięki tej wiedzy możemy na bieżąco modyfikować naszą strategię mailingową i dopasowywać ją do zmieniającej się sytuacji. Wysyłanie automatycznego mailingu za pośrednictwem sprawdzonych aplikacji takich jak SendGrid pozwala także uniknąć wpisana naszego adresu IP na czarną listę, przy jednoczesnym braku limitów odnośnie masowej wysyłki wiadomości.

Pozostaje jednak kwestia progu wejścia. Narzędzia takie jak SendGrid mogą w pierwszej chwili wydawać się skomplikowane dla osób nie mających wcześniej styczności z automatycznym mailingiem, a ich dopasowanie do potrzeb firmy może stanowić wyzwanie. Jeśli więc potrzebujesz wsparcia w integracji takiego system w swoim przedsiębiorstwie, napisz do nas!