Komunikacja wewnętrzna w firmie – porady dla początkujących
Sprawnie prowadzona komunikacja wewnętrzna w organizacji przynosi korzyści zarówno dla firmy, jak i dla jej pracowników. Jak możemy zadbać o to, aby praca w zespole była komfortowa dla jego członków i motywowała ich do rozwoju?
Poszukiwanie usprawnień powinno zostać poprzedzone diagnozą środowiska danej firmy. Nie chodzi tutaj tylko o zlokalizowanie przyczyny problemów (chociaż jest to naszym głównym celem w sytuacjach, gdzie dotykają one życia organizacji w sposób znaczący), ale także o zrozumienie sytuacji zastanej. W ten sposób poznamy zasady pracy w zespole i dostępne narzędzia do zarządzania nią.
Zapobiegaj, a nie lecz – komfortowe warunki i zasady pracy w zespole
Pamiętajmy, że problemy w komunikacji wewnętrznej w organizacji mogą nie być widoczne na pierwszy rzut oka. Podobnie jak z chorobami, kiedy już widzimy ich skutki, może być za późno na przeprowadzenie skutecznej terapii, która wyeliminuje kłopot. W przypadku środowiska firmowego również powinniśmy działać zapobiegawczo zanim sytuacja stanie się trudna (lub niemożliwa) do opanowania. Standardowym podejściem powinno być przeprowadzanie regularnych badań w formie audytu komunikacyjnego, pozwalającego na spojrzenie na organizację z zewnętrznej perspektywy i zlokalizowanie obszarów, które wymagają (lub będą wymagać) naszej uwagi.
W zapobieganiu problemom pomoże także odpowiednie przeszkolenie pracowników rozpoczynających swoją karierę w firmie. Poprawnie przeprowadzony onboarding pozwala wprowadzić ich zarówno w zasady pracy w zespole obowiązujące w organizacji, jak i w panujący w niej klimat. To dobry moment na przedstawienie wartości, którymi się kierujemy oraz zainspirowanie do dalszego działania. Z kolei dla pracowników podejmujących się przeszkolenia nowych osób będzie to wyraz dużego zaufania, który zacieśni ich relacje z firmą i zapewni o ważnej roli pełnionej w zespole
Zaufanie – podstawa udanej komunikacji wewnętrznej w organizacji
Onboarding to świetny sposób na zbudowanie relacji opartej na zaufaniu między przełożonym a nową osobą. Trzeba jednak pamiętać, że musi być ono stale podtrzymywane dalszymi działaniami. Do obowiązków firmy należy zapewnienie pracownikom przestrzeni do komunikowania zauważanych przez nich trudności w pracy w zespole. Jego członkowie muszą otrzymać jasny i zrozumiały sygnał, że ich głos ma znaczenie – jednocześnie zobowiązując się do szczerego raportowania problemów, które zauważają.
Aby taki układ miał rację bytu, pracownicy muszą mieć poczucie, że mogą swobodnie i bez ryzyka rozmawiać na temat trudności napotykanych przez nich w ich pracy. Osiągnięcie takiego poziomu zaufania może stanowić wyzwanie, szczególnie w firmach, w których zasady pracy w zespole nie były dotychczas jasno określone. W celu stworzenia ku temu odpowiednich warunków można posłużyć się takimi narzędziami jak spotkania retro, w czasie których cały team dyskutuje na temat niedawno ukończonego projektu i określa problemy wpływające na jego realizację. Nie należy przy tym lekceważyć tego, jak budujący może być przykład płynący z góry – np. przyznanie się do popełnionego błędu przez przełożonego zachęci innych do otwartości.
W końcu, pamiętajmy że budowanie zaufania to proces długotrwały i systematyczny. Jeśli firma dopiero rozpoczyna pracę nad poprawą działań w tym temacie to nie możemy rzucać pracowników na głęboką wodę i np. wyciągać pojedyncze osoby na spotkania 1on1. Priorytetem powinno być zapewnienie komfortowej atmosfery, a samo wprowadzanie nowych metod komunikacji musi być naturalne dla członków zespołu.
Organizacja pracy – model korporacyjny czy swobodny self-management?
Osobną kwestię stanowi tryb pracy, jaki oferuje firma swojemu pracownikowi. Z jednej strony możemy spotkać sztywno zorganizowany i mocno ustrukturyzowany model znany z dużych korporacji. Z drugiej, członkowie zespołu mogą otrzymać dużą swobodę i samemu zarządzać swoją pracą, na przykład ustalając kolejność i moment wykonywania zadań we własnym zakresie. Oba podejścia mają swoje mocne i słabe strony, ale nic nie stoi na przeszkodzie w ich łączeniu w poszukiwaniu złotego środka.
Kompromis między tymi metodami możemy osiągnąć w zwinnym modelu zarządzania pracą (Agile). Metodyka ta zakłada pewne ustrukturyzowane role i powtarzalne elementy przy jednoczesnym zapewnieniu zespołowi niezbędnej swobody działania. Taka elastyczność pozwala na bieżąco dopasowywać flow naszej pracy do sytuacji, uwzględniając zarówno założenia projektu i oczekiwania Klienta, jak i potrzeby poszczególnych członków.
Czynnik ludzki w świecie technologii
Praca w sektorze IT może sprawić, że nasze spojrzenie na rzeczywistość ograniczy się głównie do technologicznych kwestii, ignorując w ten sposób aspekt ludzki w dążeniu do usprawniania efektywności firmy. Myślenie to ma swoje logiczne podstawy: istnieje wiele problemów w komunikacji wewnętrznej w firmie, które z powodzeniem rozwiązać można optymalizacją procesów.
W niektórych przypadkach jednak rozwiązaniem może być po prostu bezpośrednia interakcja między przełożonym a pracownikiem, pozwalająca obu poznać swoje perspektywy i oczekiwania oraz wypracować na ich podstawie porozumienie. Inicjatywa takiej rozmowy może wyjść z każdej ze stron – pamiętajmy więc, że warto rozważyć zrobienie pierwszego kroku, jeśli widzimy problem wymagający rozwiązania.
